Documentación Interna: De buscar en carpetas compartidas a respuestas instantáneas
Las empresas pueden transformar el acceso a políticas internas, manuales de procedimientos y guías operativas. Los empleados obtienen respuestas precisas en segundos sin navegar por múltiples documentos.
Las empresas en crecimiento acumulan documentación interna crítica: políticas de RRHH, manuales de procedimientos, guías operativas, protocolos de seguridad, y normativa de compliance. Esta información vital suele estar dispersa en múltiples carpetas compartidas.
El problema de la información dispersa
- Políticas de RRHH: "¿Cuántos días de vacaciones me corresponden si llevo 3 años en la empresa?"
- Procedimientos operativos: "¿Cuál es el proceso para aprobar una factura de más de 5.000€?"
- Protocolos de seguridad: "¿Qué debo hacer si detecto un acceso no autorizado al sistema?"
- Normativa compliance: "¿Puedo aceptar regalos de proveedores? ¿Cuál es el límite?"
- Tiempo perdido buscando: Empleados navegando 15-30 minutos por carpetas compartidas
Knowledge Hub inteligente
Con Mentomy, las empresas pueden centralizar toda su documentación interna en un asistente inteligente. Los empleados pueden obtener respuestas precisas a cualquier consulta sobre políticas y procedimientos en segundos:
Ejemplo 1 - Políticas de RRHH:
"¿Cuántos días de vacaciones me corresponden si llevo 3 años en la empresa?"
Respuesta en 5 segundos: "Empleados con antigüedad 2-5 años: 23 días laborables. Solicitud: con 15 días antelación vía portal RRHH. Período preferente: junio-septiembre requiere aprobación supervisor."
Ejemplo 2 - Procedimientos financieros:
"¿Cuál es el proceso para aprobar una factura de más de 5.000€?"
Respuesta completa: "Facturas >5.000€: 1) Aprobación responsable de área, 2) Validación CFO, 3) Registro en SAP con centro coste. Plazo: máximo 5 días hábiles. Documentación: factura + orden compra + albarán."
Ejemplo 3 - Protocolos de seguridad:
"Acabo de detectar un email sospechoso solicitando credenciales. ¿Qué hago?"
Respuesta inmediata: "Protocolo phishing: 1) NO hacer clic ni responder, 2) Reenviar a security@empresa.com, 3) Eliminar email, 4) Si hiciste clic: cambiar contraseña inmediatamente y notificar a IT (ext. 2500)."
Ejemplo 4 - Compliance:
"Un proveedor me ha invitado a cenar. ¿Puedo aceptar?"
Respuesta precisa: "Política regalos/invitaciones: Aceptable si <50€ valor y con fines profesionales. Requiere registro en portal compliance. Prohibido: efectivo, viajes, eventos no profesionales. Consultar compliance@empresa.com si dudas."
Ejemplo 5 - Procedimientos IT:
"¿Cómo solicito acceso al CRM para un nuevo comercial?"
Respuesta detallada: "Alta CRM nuevos usuarios: 1) Formulario ServiceNow > IT > Accesos, 2) Aprobación manager, 3) Completar formación CRM obligatoria (2h online), 4) IT activa acceso en 24h. Perfil comercial: incluye módulos ventas + reporting."
Organización más eficiente
- Información accesible al instante - sin navegar por carpetas compartidas
- Empleados más autónomos - menos consultas repetitivas a RRHH/IT
- Cumplimiento normativo - políticas siempre actualizadas y accesibles
- Onboarding acelerado - nuevos empleados acceden a todo el conocimiento
- Reducción de errores - procedimientos siempre disponibles y actualizados
Mentomy: democratizando la IA para todos
Si tu empresa pudiera hacer accesible toda su documentación interna al instante, ¿cuánto tiempo ahorraría tu equipo cada día?