Documentazione Interna: Dalle cartelle condivise alle risposte immediate
Le aziende possono trasformare l'accesso alle policy interne, manuali procedurali e guide operative. I dipendenti ottengono risposte precise in pochi secondi senza navigare tra più documenti.
Le aziende in crescita accumulano documentazione interna critica: policy HR, manuali procedurali, guide operative, protocolli di sicurezza e normative di conformità. Queste informazioni vitali sono spesso disperse in più cartelle condivise.
Il problema delle informazioni disperse
- Policy HR: "Quanti giorni di ferie mi spettano dopo 3 anni in azienda?"
- Procedure operative: "Qual è la procedura per approvare una fattura superiore a 5.000€?"
- Protocolli di sicurezza: "Cosa devo fare se rilevo un accesso non autorizzato al sistema?"
- Normative di conformità: "Posso accettare regali dai fornitori? Qual è il limite?"
- Tempo perso in ricerche: Dipendenti che navigano 15-30 minuti nelle cartelle condivise
Hub di conoscenza intelligente
Con Mentomy, le aziende possono centralizzare tutta la loro documentazione interna in un assistente intelligente. I dipendenti possono ottenere risposte precise a qualsiasi domanda su policy e procedure in pochi secondi:
Esempio 1 - Policy HR:
"Quanti giorni di ferie mi spettano dopo 3 anni in azienda?"
Risposta in 5 secondi: "Dipendenti con 2-5 anni di anzianità: 23 giorni lavorativi. Richiesta: 15 giorni di anticipo tramite portale HR. Periodo preferito: giugno-settembre richiede approvazione del supervisore."
Esempio 2 - Procedure finanziarie:
"Qual è la procedura per approvare una fattura superiore a 5.000€?"
Risposta completa: "Fatture >5.000€: 1) Approvazione responsabile dipartimento, 2) Validazione CFO, 3) Registrazione SAP con centro di costo. Termine: massimo 5 giorni lavorativi. Documentazione: fattura + ordine + bolla di consegna."
Esempio 3 - Protocolli di sicurezza:
"Ho appena rilevato un'email sospetta che chiede credenziali. Cosa devo fare?"
Risposta immediata: "Protocollo phishing: 1) NON cliccare né rispondere, 2) Inoltrare a sicurezza@azienda.it, 3) Eliminare email, 4) Se hai cliccato: cambiare password immediatamente e notificare IT (interno 2500)."
Esempio 4 - Conformità:
"Un fornitore mi ha invitato a cena. Posso accettare?"
Risposta precisa: "Policy regali/inviti: Accettabile se <50€ valore e a fini professionali. Richiede registrazione nel portale conformità. Vietato: contanti, viaggi, eventi non professionali. Consultare conformita@azienda.it in caso di dubbio."
Esempio 5 - Procedure IT:
"Come richiedo l'accesso al CRM per un nuovo commerciale?"
Risposta dettagliata: "Creazione utente CRM: 1) Form ServiceNow > IT > Accessi, 2) Approvazione manager, 3) Completare formazione CRM obbligatoria (2h online), 4) IT attiva accesso in 24h. Profilo commerciale: include moduli vendite + reporting."
Organizzazione più efficiente
- Informazioni accessibili immediatamente - senza navigare nelle cartelle condivise
- Dipendenti più autonomi - meno domande ripetitive a HR/IT
- Conformità normativa - policy sempre aggiornate e accessibili
- Onboarding accelerato - nuovi dipendenti accedono a tutta la conoscenza
- Riduzione errori - procedure sempre disponibili e aggiornate
Mentomy: democratizando la IA para todos
Se la tua azienda potesse rendere tutta la sua documentazione interna istantaneamente accessibile, quanto tempo risparmierebbe il tuo team ogni giorno?